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13. August | HubSpot & Marketing Automation

Komplexe Workflows in HubSpot umsetzen – die formelle Brief- oder E-Mail-Anrede (Teil 3)

Sicher, ein Workflow, der die Sprache der formellen E-Mail-Anrede für Ihre Kontakte pauschal nach Land zuordnet, nimmt Ihnen schon einiges an Arbeit ab. Und ermöglicht Ihnen gleichzeitig eine differenzierte Ansprache. Ist die Kommunikation in Ihrem Unternehmen aber noch genauer eingeteilt – und zwar nach Land und präferierter Sprache – sollten Sie Ihren Workflow in HubSpot wie folgt aufsetzen.

Workflow zur Zuteilung der formellen Anrede bei mehrsprachiger Kommunikation nach Land und Sprache

Nun gibt es ja einige Länder, in denen offiziell mehrere Sprachen gesprochen werden. Die Schweiz zum Beispiel, Belgien, Kanada und sicherlich unter anderen auch noch einige südamerikanische Staaten.

Möchten Sie Ihre Kontakte dort immer in der richtigen Sprache bedienen, ist die Vorbereitung hier ähnlich wie bei einem Workflow für mehrsprachige Kommunikation nach Land: Die Property „Salutation (forms only)“ sollten Sie mit englischen Begriffen einrichten und ggf. im Formular auf die Sprache anpassen (Teil 2).

Als Einstiegskriterium für diesen Workflow wählen Sie in HubSpot die folgenden:

  • „Salutation (forms only)“ ist bekannt
  • Land ist bekannt
  • Sprache ist bekannt

Über die folgende „Wenn / Dann“-Abfrage teilen Sie Ihren Workflow wieder in zwei Hälften, sodass auf der einen Seite nur weibliche und auf der anderen nur männliche Attribute hinzugefügt werden.

Workflow genauer ansehen

Erst danach lassen Sie das System prüfen, ob die Land- und Sprach-Kombination, die Sie zuteilen möchten, gegeben ist; bspw.

Deutschland, Österreich oder Schweiz UND Deutsch als Sprache.

Der restliche Ablauf des Workflows ist genauso aufgebaut, wie im Beispiel oben für die formelle Anrede nach Land.

Mit dem kleinen aber sehr wichtigen Unterschied, dass Sie hier jetzt nach Land UND Sprache segmentieren. Und, dass Sie hier Länder mehrfach einsetzen können, allerdings in unterschiedlichen Kombinationen mit einer Sprache.

Aufbau der E-Mail-Anrede

Auch hier bauen Sie Ihre E-Mail-Anrede in HubSpot wie folgt auf:

[Formal Salutation] [Salutation for emails] [Last Name]

um „Sehr geehrte Frau Müller“ oder „Bonjour Madame Müller“ zu erhalten.

Einstellungen für (mehrsprachige) Kontakte ohne „Salutation“

Die Workflows aus diesem und Teil 2 sind, wie bereits gesagt, nur beispielhafte Umsetzungen von Prozessen, um in HubSpot automatisch eine formelle Brief- oder E-Mail-Anrede zuzuweisen. Und wie Sie gesehen haben, basieren sie alle darauf, dass ein Kontakt Ihnen über ein Formular seine „Salutation“ mitteilt.

Aber es gibt ja auch Formulare, mit denen Sie nur die E-Mail-Adresse abfragen – wie bspw. bei einem Newsletterabo.

Wenn Sie Ihre Emails aber trotzdem grundsätzlich mit der (formal) Salutation aufbauen wollen, dann müssen Sie dafür sorgen, dass Kontakte, die den Kriterien in den Workflows oben nicht entsprechen, trotzdem eine Anrede erhalten. Diese kann bspw. etwas neutraler gehalten sein, wie „Guten Tag“. Selbstverständlich können Sie auch einfach „Hallo“ oder „Hi“ nehmen. Das kommt ganz auf Ihre Buyer Persona an.

Möglichkeit 1: Die Sprache versteckt über das Formular speichern

Hierbei fügen Sie dem Formular das Feld „Sprache“ versteckt hinzu und wählen einen der vorhandenen Werte als Defaultwert aus. Dieser wird dann beim Absenden des Formulars für den entsprechenden Kontakt als Information mit gespeichert – diese Möglichkeit funktioniert allerdings nur bei mehrsprachigen Kontakten.

Vorteil:

Jeder Kontakt erhält die Sprache der Website, auf der er sich gerade bewegt bzw. das Formular ausfüllt. Und das würde er sicher nicht tun, wenn er die Sprache nicht verstehen würde.
Setzen Sie dann folgenden Workflow auf:

  • Einstiegskriterium: „Salutation“ unbekannt
  • Wenn Sprache Deutsch
    • Ja » setze für „Formal salutation“ „Guten Tag“
    • Nein
      • Wenn Sprache Französisch
        • Ja » setze für „Formal salutation“ „Bonjour“
        • Nein
          • Etc.

Nachteil:

Diese Einstellung bedeutet aber auch, dass Sie für jede Sprache ein spezielles Formular haben müssen, das dieses Feld auch enthalten muss. Was im Endeffekt darauf hinausläuft, dass Sie für jede Sprache eine eigene Landing- oder Webpage brauchen.

Möglichkeit 2: Eine Defaultsprache festlegen

Wenn Ihnen das noch zu viel Aufwand für Personen ist, von denen Sie nur die E-Mail-Adresse haben, können Sie auch einfach pauschal eine Sprache bzw. eine formelle Anrede für alle Kontakte einsetzen, bei denen Sie die „Salutation“ nicht kennen; bspw.

  • Einstiegskriterium: „Salutation“ unbekannt
  • Setze Sprache auf Englisch und „Formal salutation“ auf „Hello“

Das Ganze können Sie natürlich auch für Ihre einsprachige Kommunikation machen: Hier lassen Sie dann einfach die Zuteilung der Sprache weg.

Vorteil:

Die Kontakte erhalten bei einer Email mit den „Personalisation Tokens“ [Formal salutation] [Salutation for email] [Last name] eine Ansprache, obwohl Sie außer der Emailadresse keine Angaben von ihnen haben.

Kommt einer dieser Kontakte dann über Ihre Nurturing Emails auf eine Landing Page und füllt das Formular aus, verändern sich seine Angaben über den dann greifenden Workflow in der Datenbank. In der nächsten Email wird er entsprechend angesprochen.

Nachteil:

Es müsste hier wohl eher „Nachteil“ in Anführungszeichen heißen, weil dieser Punkt auch nicht zum Weltuntergang führt, aber: Die User Experience für diese Kontakte ist solange auf Ihrer Defaultsprache, bis sie ein weiteres Formular mit mehr Angaben füttern. Das muss nicht unbedingt negativ sein, könnte aber zu einer schlechteren Erfahrung beitragen.

Im Endeffekt müssen Sie sich auch bei der allgemeinen Anrede für E-Mails Ihre Buyer Persona(s) genau anschauen und aufgrund derer entscheiden, welche Ansprachen und ggf. in welcher Sprache Daten vorhanden sein müssen.

Kurzer Hinweis zum Schluss

Wenn Sie Sprachen und entsprechende Anreden über die Workflows verteilen, ist Ihre Arbeit (leider) noch nicht getan.

Sie müssen natürlich dem von Ihnen definierten System folgend Versandlisten einrichten, E-Mails aufsetzen und so weiter und so weiter…

Viel Erfolg beim Tüfteln!
Sollten Sie Unterstützung beim Aufsetzen Ihres Workflows brauchen, kontaktieren Sie uns gerne.

Unsere Erfahrungen bei der Arbeit mit der Marketing Automation Software HubSpot

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Sie ist aber natürlich auch da, um den Grundstein für eine Beziehung zu Ihrem Kontakt zu legen und die Wertschätzung von Ihnen ihm gegenüber auszudrücken. Von Ihrer Buyer Persona erfahren Sie, ob ein „Hallo“ ausreicht, oder ob es doch ein „Sehr geehrte“ sein sollte.

Um eben diese ggf. formelle Anrede automatisch für jeden Kontakt vorliegen zu haben, müssen Sie in HubSpot Mechanismen aufsetzen, die genau dafür sorgen. Wie das funktioniert, wollen wir Ihnen in drei unterschiedlichen Szenarien zeigen.

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