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29. April | HubSpot & Marketing Automation

Komplexe Workflows in HubSpot umsetzen – die formelle Brief- oder Email-Anrede (Teil 2)

Wenn Sie die Vorbereitungen für Ihren Workflow zur Zuteilung einer formellen Brief- oder E-Mail-Anrede abgeschlossen haben, geht es jetzt ans Eingemachte. Hier also unsere Beispielszenarien 1 und 2: für die einsprachige Kommunikation und die mehrsprachige „pauschal“ nach Land.

Workflow zur Zuteilung der formellen Anrede bei einsprachiger Kommunikation

Fangen wir mit dem einfachen Workflow an. Für diesen Fall können Sie die Properties in HubSpot bereits in der Sprache anlegen, in der Sie später auch kommunizieren möchten.

Als Einstiegskriterium fragen Sie hier nur danach, ob die „Salutation“, also die Anrede, bekannt ist. Diese muss der Kontakt vorher über eines Ihrer Formulare angeben.

Workflow genauer ansehen

Daran knüpfen Sie eine „Wenn / Dann“-Abfrage:
Wenn die Anrede einen bestimmten (von Ihnen vorher bestimmten) Wert hat – wie in unserem Beispiel „Frau“ -, dann soll das System die formelle Anrede („Formal salutation“) „Sehr geehrte“ vergeben (Ebene 3, rechts).

Führen Sie die Logik entsprechend der Einstellungen der Property fort:
Dort haben wir im Beispiel „Frau“ und „Herr“ eingetragen. Wenn also die „Salutation“ bekannt, aber nicht „Frau“ ist, dann muss sie „Herr“ sein, weshalb nach dem Nein-Zweig die Zuteilung von „Sehr geehrter“ erfolgt.

Aufbau der E-Mail-Anrede

Um in einer E-Mail diese automatisch zugeteilte formelle Anrede jetzt zu nutzen, müssen Sie in Ihr Textfeld folgende „Personalization Tokens“ einfügen:

[Formal Salutation] [Salutation] [Last Name]

Wenn Sie diese E-Mail an einen Kontakt verschicken, zieht das System sich automatisch die vorhandenen Informationen und Ihr Kontakt erhält:

Sehr geehrte Frau Müller

Workflow zur Zuteilung der formellen Anrede bei mehrsprachiger Kommunikation nach Land

Wahrscheinlich haben Sie sich schon bei der Einrichtung der Properties gefragt, warum Sie eine „Salutation (forms only)“ und eine „Salutation for emails“ brauchen. Dazu kommen wir jetzt: Die „Salutation (forms only)“ befüllen Sie im Default nur mit den englischen Bezeichnungen „Ms“ und „Mr“, damit Sie diese Property in jedem Ihrer Formulare einsetzen können – egal auf welcher Sprache.

Denn die können Sie für die angezeigte Auswahl auf Ihrer Seite im Formular pro Formular anpassen.

Der Vorteil ist im Endeffekt, dass Sie nur zwei Properties anlegen müssen, um Ihre formelle Anrede von HubSpot festsetzen zu lassen: „Salutation (forms only)“ und „Salutation for emails“.

Ansonsten müssten Sie für jede Sprache eine Salutation-Property anlegen; bei vier Sprachen wären Sie schon bei vier Properties, acht Sprachen bedeuten acht Properties usw. Außerdem müsste immer darauf geachtet werden, dass auch das der Sprache entsprechende Feld im Formular eingesetzt wird.

Nun aber zum Workflow:

In Ebene 1 sind die Einsteigskriterien in diesem Fall, dass die „Salutation (forms only)“ und das Land bekannt sein müssen. Beide Properties müssen also in Ihren Formularen abgefragt werden.

Im nächsten Schritt fügen Sie wieder eine „Wenn / Dann“-Abfrage hinzu, damit Sie im Weiteren sicher sein können, dass auf der rechten Seite nur die weibliche und auf der linken nur die männliche Anrede benötigt wird.

Workflow genauer ansehen

Danach wird allerdings nicht direkt die formelle Anrede („Formal salutation“) hinzugefügt, sondern erst einmal nach dem Land geschaut.

Wenn wir also davon ausgehen, dass Sie „pauschal“ mit Kontakten aus Deutschland, Österreich und der Schweiz auf Deutsch kommunizieren, dann muss in Ebene 3 geschaut werden, ob die Kontakte dem entsprechen. Wenn Ebene 2 („Ms“) und Ebene 3 (D,A,CH) zutreffen, wird die entsprechende deutsche „Salutation for emails“ („Frau“) und die „Formal salutation“ („Sehr geehrte“) gespeichert.

Trifft der Kontakt zwar auf Ebene 2 zu, nicht aber auf Ebene 3, prüft das System, ob er zu den Ländern gehört, die Sie auf Französisch ansprechen (Ebene 4). Wenn ja, dann werden die entsprechenden Properties auf Französisch gesetzt; wenn nein, wird nach den nächsten Ländern geschaut etc.

Auf der linken Seite funktioniert die Einteilung mit den männlichen Ansprachen ebenso.

Leider gibt es keine Möglichkeit, bereits angelegte Zweige zu klonen, sodass Sie auf beiden Seiten alles einzeln aufsetzen müssen.

Aufbau der E-Mail-Anrede

Um nun die Einstellungen zu nutzen, die über den Workflow für Sie gespeichert wurden, müssen Sie im Textfeld Ihrer E-Mails die folgenden „Personalisation Tokens“ einsetzen:

[Formal Salutation] [Salutation for emails] [Last Name]

Empfänger erhalten dann als deutsche Anrede „Sehr geehrte Frau Müller“ und im Französischen „Bonjour Madame Müller“.

Wie Sie Workflows für Ihre mehrsprachige Kommunikation nach Land und Sprache einrichten, erfahren Sie in Teil 3 unserer Reihe. Außerdem erklären wir, wie Sie auch für Kontakte, von denen Sie nur die E-Mail-Aadresse haben, eine Anrede aufbauen können.

Unsere Erfahrungen bei der Arbeit mit der Marketing Automation Software HubSpot

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Sie ist aber natürlich auch da, um den Grundstein für eine Beziehung zu Ihrem Kontakt zu legen und die Wertschätzung von Ihnen ihm gegenüber auszudrücken. Von Ihrer Buyer Persona erfahren Sie, ob ein „Hallo“ ausreicht, oder ob es doch ein „Sehr geehrte“ sein sollte.

Um eben diese ggf. formelle Anrede automatisch für jeden Kontakt vorliegen zu haben, müssen Sie in HubSpot Mechanismen aufsetzen, die genau dafür sorgen. Wie das funktioniert, wollen wir Ihnen in drei unterschiedlichen Szenarien zeigen.

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