24. August 2021 | Tools & Analytics

Asana im Test – so nutzen Sie das Projektmanagement Tool als Redaktionsplan

Viele andere Tools, die wir bereits getestet haben, haben verschiedene Features zur Redaktionsplanung und zur Erstellung und Dokumentation einer Content Marketing Strategie. Asana bietet einzig und allein die zeitliche Planung von Aufgaben in beispielsweise der Redaktion oder in einem Meeting. Sie haben die Möglichkeit verschiedene Projekte anzulegen, diese in Aufgaben ein- und diese wiederum verschiedenen Personen zuzuteilen.

Wenn Sie das Tool für Ihren Redaktionplan nutzen wollen, können Sie zwischen einer kostenfreien und einer kostenpflichtigen Version auswählen. Ich habe für Sie die kostenfreie Version getestet.

Vorab – das Design von Asana ist sehr ansprechend und logisch aufgebaut. Dadurch ist das Tool auf den ersten Blick sehr einfach zu bedienen. Allerdings wird es bei den Kalendern etwas komplizerter, dazu später mehr.

Teameinstellungen, Projekterstellung und Aufgabenzuweisung

Um Ihre Blogartikel mit Asana planen zu können, müssen Sie erstmal ein Team erstellen. Bei kleinen Redaktionen, wie unserer eigenen, reicht da sicherlich eins. Wenn Sie aber ein großes Unternehmen sind, kann es sehr sinnvoll sein mehrere Teams anzulegen – bspw. neben der Planung von Blogbeiträgen, zusätzlich ein Team für’s Social Media Marketing oder die Entwicklung von visuellem Content. Pro Team können Sie maximal 15 Mitglieder hinzufügen. Was ich aber durchaus ausreichend finde, bei einer größeren Anzahl verhilft wahrscheinlich auch das beste Redaktionstool nicht zur Ordnung.

Wie in jedem anderen Tool zur Redaktionsplanung haben Sie auch mit Asana die Möglichkeit pro Team einzelne Projekte anzulegen. Innerhalb eines Projekts gibt es 5 Unterseiten:

• List: Auflistung der Aufgaben.
• Conversation: hier können Sie sich mit Ihrem Team austauschen.
• Calendar: Übersicht aller Aufgaben innerhalb des Projektes.
• Progress: das ist eine Ampel, in der Sie auswählen können ob das Projekt im grünen, kritischen oder absinkenden Bereich ist.
• Files: hier werden automatisch alle Dateien, die Sie sich in den Aufgaben oder in der Conversation zugeschickt haben, gelagert. Das ist ziemlich praktisch, da Sie alles auf einen Blick haben und nicht die Kommentare durchforsten müssen.

Das Tool bietet Ihnen beim Erstellen eines Projektes Templates an. In der kostenfreien Version gibt es allerdings nur zwei Varianten: Einmal eine ganz normale Liste mit Platzhaltertext, die Sie eigentlich nicht brauchen, weil das Anlegen einer eigenen Liste ungefähr genauso lang dauert. Und ein Meeting Template.

Dieses Template finde ich wirklich gut. Während des Meetings können Sie bestimmte Themenfelder abhaken und gleichzeitig Notizen machen. In der Premiumversion könnten Sie sogar einen Timer einstellen, der vorgibt, wie viel Zeit Sie haben, um ein bestimmtes Thema zu besprechen.

Für einen besseren Überblick über Ihre Projekte (und die dazugehörigen Aufgaben) können Sie ihnen jeweils eine bestimmte Farbe zuweisen. Im Kalender sind Ihre Aufgaben dann auch entsprechend gekennzeichnet. Wenn viel für Sie ansteht, können Sie direkt sehen, was Sie für welches Projekt zu tun haben.

Ihre Projekte können Sie in einzelne Aufgaben einteilen und mit oder ohne Deadline einem Kollegen zuweisen. Schade finde ich, dass man pro Aufgabe nur eine Person einteilen kann. Sollte sich der Fall ergeben, dass gemeinsam etwas recherchiert werden muss, müssen Sie zwei separate Aufgaben erstellen.

Sehr schade ist, dass es zwar generell die Möglichkeit gibt, regelmäßige Aufgaben in bestimmten Intervallen festzulegen, diese Funktion aber nicht so gut funktioniert. Eigentlich stellt man einen regelmäßigen Termin ein, damit er automatisch jeden z. B. Freitag im Kalender vermerkt wird. Somit hat man immer im Blick, dass Freitags bereits etwas passiert. Im Kalender von Asana steht aber leider nur der kommende Freitag. Erst wenn man die Aufgabe an diesem Freitag abhakt, wird der Termin am darauffolgenden angezeigt.

Emailbenachrichtigungen und Antwortfunktionen

Asana teilt den zuständigen Kollegen prompt per Email mit, dass er eine neue Aufgabe hat und erinnert pünktlich und gewissenhaft daran, solange sie noch nicht als erledigt markiert wurde. Schade und etwas nervig finde ich allerdings die vielen zusätzlichen Informationsmails, von denen ich mich gleich wieder abgemeldet habe. Das Tool ist ja dafür da Ordnung zu schaffen. Wenn es aber mein Postfach belagert, schafft es dort nur Unordnung.

Schön ist wiederum, dass alle Teammitglieder per Mail über Veränderungen in einem Projekt informiert werden. Asana bietet Ihnen dann die Funktion direkt darauf zu reagieren, indem Sie über Ihren Emailclient auf die Nachricht antworten. Wenn Sie keine Zeit haben, können Sie Ihre Aufgabe jemand anderem zuteilen und/oder einen Kommentar hinterlassen. Eine großartige Funktion, weil Sie sich so nicht noch einmal ins Tool einloggen müssen.

Unser Test ist leider nur halb-großartig ausgefallen: Den Zuständigen eines Tasks zu ändern hat schnell und problemlos funktioniert. Leider hat es aber eine halbe Stunde gedauert, bis der per Email verschickte Kommentar im System aufgetaucht ist. Zwar fehlerfrei, aber bis dahin kann sich die Diskussion ja bereits verschoben haben.

Redaktionsplan mit Asana – die 4 Kalender

Die Kalender-Funktion von Asana ist sehr vielfältig – je nach Unternehmensgröße vielleicht sogar zu vielfältig. Es gibt so viele verschiedene Kalender, dass ich etwas gebraucht habe, bis mir alles klar wurde. Dahinter steckt im Endeffekt natürlich eine sinnvolle Logik – ich finde aber, es könnte auch einfacher gehen.

1. Die persönliche Übersicht

Links in der Menuleiste sehen Sie innerhalb eines Teams die Kürzel der jeweiligen Mitglieder. Wählen Sie einen Ihrer Kollegen aus, erscheinen die Unterpunkte List, Files und eben auch Calendar. In diesem werden alle Aufgaben der Person angezeigt.

Das ist vor allem dann sehr praktisch, wenn Sie diesem Kollegen einen neuen Blogartikel zuteilen wollen: Ist er für den Zeitraum frei oder hat er in der Zeit schon viel zu tun, sodass es für ihn schwierig werden könnte, Ihre Deadline einzuhalten?

2. Der Team Calendar

Auch für die einzelnen Teams gibt es eine Übersicht, die in der Menüleiste unter den Team Conversations angesiedelt ist. Hier sind logischerweise alle Aufgaben aller Projekte eines Teams aufgelistet.

3. Der Projekt Calendar

Innerhalb eines Projektes gibt es, wie ich bereits erwähnt habe, unter anderem auch den Unterpunkt Calendar. Für eine Ansicht aller Aufgaben innerhalb eines Projektes sollten Sie also diesen auswählen.

4. Der ultimative Calender

Wenn Sie verschiedene Teams haben und alle Aufgaben aller Kollegen sehen möchten, müssen Sie (das ist leider etwas tricky) ganz oben im Menü, unterhalb des Logos auf „Recents and more“ und danach auf „All Items“ klicken. Danach dann auf Calendar und Sie erhalten die ultimative Übersicht.

Je nach Größe eines Unternehmens, kann es durchaus sinnvoll sein, so viele verschiedene Möglichkeiten zu haben. Da der Kalender sonst je nach Nutzer und Aufgabenbereich zu voll und unübersichtlich wäre.

Insgesamt fände ich es bei den Kalendern aber besser, wenn man in der Leiste einen allgemeinen Kalender hätte und ich innerhalb dieses Kalenders die verschiedenen Optionen einfach hinzufügen oder wegklicken könnte. Im Moment sind die verschiedenen Kalenderoptionen nicht auf einen Blick zu finden und Sie müssen für jede Kalenderoption an einen anderen Ort gehen, um den Kalender zu öffnen.