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05. Juli | HubSpot & Marketing Automation

4 Aspekte, die Sie bei Workflows in HubSpot unbedingt beachten sollten

Die Workflows bei HubSpot sind vor allem Kernbestandteil des Lead Nurturing. Über sie definieren Sie, wann welche Email an Ihre Leads verschickt wird und welche Kriterien sie dafür im Laufe der Zeit erfüllt haben müssen. Außerdem können Sie sie natürlich auch nutzen, um intern bestimmte Contact-Properties auszufüllen, Notifications an Kollegen zu schicken oder automatisch einen Deal im Sales Tool zu erstellen.

Grundsätzlich muss ich wirklich sagen, dass das Aufsetzen eines Workflows unglaublich einfach ist. Vor allem, seit HubSpot die schöne neue visuelle Ansicht hinzugefügt hat. Jetzt können Sie zusätzlich zu allen vorigen Einstellungen auch noch die Verzweigungen vor sich sehen, die Ihr Prozess hat.

Außerdem wird das Live-Schalten gestoppt, wenn Sie bspw. eine Email verschicken wollen, aber vergessen haben eine auszuwählen oder gar anzulegen. Wie immer ist im System alles miteinander verknüpft und Sie können Ihre Nachricht direkt aus dem Workflow-Tool heraus erstellen.

Wie kommen Kontakte in den Workflow?

Um einen wie auch immer gearteten Prozess zu erstellen, haben Sie zwei Möglichkeiten den Einstieg zu definieren:

1. Listenzugehörigkeit

Nutzen Sie eine Liste als Einstiegskriterium in Ihren Workflow, haben Sie den Vorteil, dass Sie diese auch direkt nutzen können um ggf. weitere Marketing- oder Nurturing-Aktionen für diese Kontakte aufzusetzen. Zusätzlich können Sie in der Liste direkt sehen, wie viele Personen dem Prozess hinzugefügt wurden und die Übersicht bspw. zwecks Auswertung ggf. herunterladen.

Im besten Fall erstellen Sie dafür eine Smart List, zu der neue Kontakte entsprechend der von Ihnen festgelegten Kriterien automatisch hinzugefügt werden. So können Ihre Aktionen unendlich lang fortgesetzt werden. Entscheiden Sie sich für eine statische Liste, wird der Workflow nur einmal nach dem Aufsetzen aktiviert, da die Liste nicht automatisch aktualisiert wird. Sobald Sie händisch Personen hinzufügen, wird der Prozess wieder losgetreten.

2. Direkt im Workflow

Die Kriterien, die Sie für eine Liste zusammenstellen, können Sie auch direkt zu Beginn des Workflows angeben und so den Zwischenschritt über die Liste vermeiden.

Im Endeffekt haben Sie aber natürlich trotzdem die Möglichkeit eine Liste mit Kontakten zu erstellen, die dem Workflow hinzugefügt wurden oder ihn bspw. abgeschlossen haben.

Bei beiden Varianten der Segmentierung müssen Sie unter allen Umständen sehr präzise sein, was die Kriterien angeht. Formulieren Sie sie zu allgemein, kann es sein, das sowohl extern als auch intern falsche Nachrichten verschickt oder Informationen falsch abgespeichert werden.

Die Kriterien der HubSpot Workflows

Im Workflow-Tool, wie auch in den Listen werden mehrere Kriterien mit AND oder OR verbunden; das nur kurz zum Grundverständnis, bevor wir zu den Eigen- bzw. Besonderheiten bei der Erstellung eines Workflows kommen.

Entscheiden Sie sich für AND, um unterschiedliche Kriterien zusammenzufassen, muss ein Kontakt sowohl Kriterium A, als auch B und C erfüllen, um zur Liste oder zum Prozess hinzugefügt zu werden.

Haben Sie schon ein Kriterien-Set erstellt, möchten aber noch andere Kontakte hinzufügen, bei denen sich ein Kriterium unterscheidet, können Sie OR benutzen. So werden der Liste oder dem Workflow alle Kontakte hinzugefügt, die entweder das eine ODER das andere Set erfüllen.